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Un cadre passe en moyenne 16 de ses 40 ans de services en réunion. Vu la place qu’occupent ces séances dans le processus de rendement, la première réaction d’un chef d’entreprise est de penser à les réduire au maximum. Ces quelques astuces les y aideront à coup sûr.
Les réunions les plus productives sont généralement les plus courtes. Pensez alors à raccourcir les vôtres afin de pouvoir mieux utiliser votre temps, car le temps, c’est de l’argent.
La préparation de votre réunion est très importante dans le processus de réduction de sa durée. Elle se fait aussi bien du côté de l’organisateur que des participants. En tant qu’organisateur, vous devrez à l’avance inviter tous les participants et leur faire part de l’objet de la réunion. Tous les documents nécessaires au déroulement de la réunion doivent être envoyés dans un délai assez suffisant pour que les participants puissent en prendre connaissance. De même, le déroulement de la réunion, les prises de paroles des participants ainsi que leurs durées respectives doivent être annoncés afin de permettre aux participants de se préparer. La préparation des participants consiste à prendre connaissance de l’objet de la réunion ainsi que des documents connexes. Ils doivent également préparer leurs interventions en fonction des objectifs de la réunion et du temps d’intervention qui leur est consacré.
La gestion du temps est particulièrement importante ici. Plusieurs précautions doivent être prises. Le premier est de respecter les horaires fixés, aussi bien pour le commencement que la fin de la réunion. Si vous avez prévu une réunion pour une heure donnée, commencez-la à cette heure, même si tous les participants ne sont pas là. Vous verrez qu’au bout de la troisième réunion, plus personne ne sera en retard. Soyez pointilleux sur votre chronogramme. Il est conseillé de mettre une horloge dans votre salle de réunion, et d’utiliser au besoin un chronomètre afin de pouvoir être sûr de faire une bonne gestion du temps. Il est par ailleurs conseillé de commencer votre réunion à une heure inhabituelle. 8h43 par exemple. Les participant seront à l’heure parce qu’ils auront peur d’être en retard, étant donné l’incongruité de l’heure, mais cette dernière laisse à penser que la réunion a une importance particulière. Enfin, si vous finissez votre réunion plus tôt que prévu, passez à autre chose. Le temps est précieux, et il ne sert à rien de rallonger une réunion dont l’objectif a déjà été atteint.
L’une des causes de la longueur des réunions est le confort dans lequel elles se passent. Un bon siège bien confortable et une température idéale pour piquer un petit somme. Pour commencer, réduisez au maximum les sièges. Que ne s’asseyent que les personnes qui en vraiment besoin. Les autres devront rester debout. Peu de gens aiment se tenir debout pendant longtemps à tergiverser. Vous verrez que dans ces conditions, même vos participants les plus bavards se limiteront à l’essentiel, ce qui vous fera gagner du temps.
La distraction joue un rôle majeur dans l’allongement de la durée des réunions. Pour l’éviter, commencez par vous débarrassez de vos iPhones, Blackberry et même ordinateurs portables lors de vos réunions. Les personnes devant faire des présentations devront être averties que leurs ordinateurs ne seront allumés que le temps de cette présentation. Cela permettra aux participants de se concentrer sur ce qu’ils ont à faire, et surtout de vite et bien le faire afin de retrouver leurs moyens de communications dont il est de plus en plus difficile de se séparer. La seconde démarche pour la réduction de la distraction est de bien préparer la réunion en amont, notamment en ce qui concerne son objet et ses objectifs afin de ne pas avoir à les clarifier ou à les recadrer dans le temps de la réunion.
Une bonne préparation devrait vous permettre de savoir combien de temps nécessite votre réunion. Il est rare de voir des réunions durer une heure ou une heure et demi. Alors commencez à réduire le temps de vos réunions. Essayez donc les réunions de 45, voire de 30 minutes. Vous verrez qu’aussi bizarre que cela puisse paraître, ce temps suffira. Il ne sert par conséquent à rien de prévoir de longues réunions, car ne l’oubliez pas, du temps que vous consacrez à vos réunions, dépend la concision des interventions des participants.
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