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La systématisation des réunions a fait de ces creusets, censés être en faveur de l’information, l’échange et la prise de décision, des moments de stress, d’ennui ou de perte de temps. Il y a de plus en plus de réunions contre-productives, puisque la plupart du temps, seules 25 % d’entre elles réunions débouchent sur une prise de décision. Devenez le maître des réunions d’entreprise productives et utiles en mettant en pratique ces 5 techniques d’animation.
Pour des réunions au top, cette méthode est à mettre en œuvre absolument. Derrière cet acronyme pour le moins simplet se cache en réalité une puissance arme de dynamisation de vos réunions :
T pour Thème : toute réunion débute toujours par la définition d’une thématique, qui n’est autre que son objet. Le définir à l’avance permet de donner le ton de la réunion. C’est sur la base du thème que sera élaboré l’ordre du jour. La meilleure façon d’interpeler vos collaborateurs sur le thème de la réunion est de le formuler sous forme de question.
O pour Objectifs : vous avez le thème, mais avez-vous clairement défini les objectifs que poursuit la rencontre par rapport à ce thème ? À l’issue de la réunion, quelles sont les solutions auxquelles vous aimeriez aboutir ? Mettez-les par écrit, au maximum, en trois points classés par ordre de priorité.
P pour Plan : le plan vous permet de recentrer le débat sur les points les plus importants et de ne pas vous éparpiller, perdant de vue l’essentiel. Il ne faut, cependant, pas que l’ordre du jour excède 3 points. Cela permet de tenir une réunion efficace.
Vous avez beau limiter la liste des points de l’ordre du jour de votre réunion, certaines sont appelées à durer du fait de l’importance des sujets. Si vous êtes conscient d’engager des discussions de ce type, il est préférable d’appliquer la méthode du fractionné.
Cette méthode consiste à subdiviser en séances plus courtes vos longues réunions. En effet, il est prouvé que le temps de concentration maximal d’une personne est de 25 minutes. Au-delà, il est plutôt difficile de rester concentré, pertinent et efficace. Aussi, est-il préférable de s’en tenir à ce délai.
Au lieu d’organiser des sessions qui durent 1h30, voire 2 heures, optez plutôt pour des séances de 25 minutes. L’intérêt ? De telles rencontres sont plus dynamiques et plus percutantes.
Technique très en vogue en États-Unis, la réunion « World café » est en faveur de la concertation autour d’une tasse ou d’une machine à café. Tout le but de cette technique d’animation de réunion vise à instaurer un climat d’échange informel en faveur de la convivialité et de l’échange.
Souhaitez-vous tenir des réunions plus dynamiques ? Adoptez cette technique que vos collaborateurs adoreront à coup sûr. Elle est surtout idéale lorsqu’il s’agit de tenir des réunions de brainstorming. Les réunions d’échanges de bonnes pratiques ou de retour d’expérience s’y adaptent également.
Il suffit, pour cela, de créer des groupes d’échange, sur la thématique de la réunion et des objectifs à atteindre. Cette technique impose à chaque groupe un temps de débat imparti, au bout duquel le rapporteur de chaque groupe fait un compte rendu des débats tenus.
Soyez-en sûr ! Vos collaborateurs n’ont ni le temps ni l’envie de passer plus d’une heure à suivre une présentation. Pour plomber le dynamisme d’une réunion, il n’y a pas mieux. Alors, lorsqu’au cours de la réunion vous devez faire une présentation PowerPoint, appliquez la méthode du Pecha Kucha.
Cette expression dérivée d’un mot japonais veut dire « Trêve de bavardage ». Elle vous permet de dynamiser votre temps de prise de paroles en limitant votre présentation à 20 diapositives, soumis à une cadence de 20 secondes. Ce qui vous permet de faire une présentation de 6 minutes et 40 secondes tout au plus.
Vous devez être un narrateur hors pair, puisque vous n’avez droit qu’à 60 secondes de temps de prise de parole entre chaque diapositive. Cet impératif vous impose de la concision et du rythme. Soyez donc informatif et convaincant.
Souhaitez-vous rendre votre réunion optimale ? Mettez en branle la technique IPPDA : Informations, Problèmes, Propositions, Décisions et Actions. Son but est de vous permettre de faire un suivi des décisions prises au cours de votre réunion. Vous devez savoir que les comptes rendus de réunion ne sont pas que des transcriptions des discussions tenues. Grâce à l’IPPDA, vous pouvez créer un tableau de bord sur la base du compte rendu de réunion afin de concrétiser cette liste de chose à faire.
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