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Nous avons tous tendance à remettre au lendemain certaines tâches qu’on pourrait effectuer le jour même parce que l’on estime avoir du temps pour le faire. C’est ce que l’on appelle souffrir de procrastination. Plus tard, nous nous retrouvons à gérer ces tâches en urgence, le plus souvent au dernier moment. Les conséquences d’un tel comportement au sein d’une entreprise peuvent être désastreuses. Voici 7 moyens pour éviter ce phénomène.
Le manque de ligne à suivre et de visibilité est l’une des causes de la procrastination. Faites donc une liste des tâches que vous devez accomplir en les classant par ordre de priorité et planifiez un temps pour chacune d’elles. L’idéal est de toujours surestimer le temps que vous mettrez à effectuer une tâche pour éviter la déception de ne pas avoir fini dans les temps. Fixez-vous chaque jour un nombre de tâches importantes (5 maximum) et barrez-les au fur et à mesure de leur réalisation. N’oubliez pas d’inclure dans votre planning les pauses ainsi que les temps libres. Vous pouvez utiliser des applications comme Dayboard ou encore Trello qui aident à rester organisé et à établir les « to-do lists ».
Face à l’envie de reporter une tâche qui rebute, vous devez mesurer votre intérêt à ne plus procéder de la sorte. Les conséquences de la procrastination à court, moyen et long terme pour le collaborateur ou pour le manager sont déplorables. Décisions prises à la hâte, dossiers bâclés, etc. en sont les corollaires, et cela peut exposer à des sanctions lourdes et le décrédibiliser. Dressez un bilan des avantages et des inconvénients du report d’une tâche, puis, focalisez-vous uniquement sur les bénéfices que vous tirez du fait d’agir maintenant plutôt que demain. Cela vous permettra d’aller au-delà de la notion de la « tâche-corvée », source de procrastination.
Un des inconvénients de la remise à demain de ce que l’on peut faire aujourd’hui est l’accumulation des tâches qui nous paraissent par la suite quasi-impossible à effectuer. Un moyen pour l’éviter est de consacrer strictement cinq minutes à la tâche dans le rythme de travail quotidien. Puis, si le cœur vous dit, continuez pour cinq autres minutes, sinon passez à une autre activité. De cette manière, vous êtes sûr d’avancer et d’éviter la frustration de ne pas pouvoir vous adonner à quelque chose de plus intéressant. Cette méthode préconisée par Bruno Koeltz permet donc de transformer la réalisation d’une activité rébarbative en un moment de décompression.
Pour le procrastinateur, tous les moyens sont bons pour repousser le plus longtemps la tâche jugée ennuyeuse. L’autodiscipline est donc de mise pour reprendre le contrôle. Évitez au maximum de vous consacrer aux activités qui vous font perdre du temps comme surfer sur internet ou passer du temps sur les réseaux sociaux. Mettez en place des signaux d’alerte qui vous rappelleront à l’ordre à chaque fois que vous serez tenté de vous éloigner de votre objectif. Vous pouvez par exemple mettre un ruban adhésif rouge sur le bouton d’allumage de votre ordinateur ou coller sur les murs des slogans de motivation comme « Travailler un peu vaut mieux que pas du tout », etc.
Tout comme un athlète s’adonne à un rituel avant une compétition, vous devez observer un rituel de départ qui vous préparera psychologiquement à effectuer une tâche déplaisante. Il peut s’agir d’écouter votre chanson préférée, prendre une tasse de café, faire une prière ou encore relire le dernier rapport ; en gros, tout ce qui pourrait vaincre l’inertie que génère la procrastination. Avec le temps, ce rituel deviendra pour vous un automatisme et les choses se feront beaucoup plus facilement.
Il est recommandé au procrastinateur de se faire suivre de près par un tiers envers qui il s’engagera à faire un travail. Ce tiers se chargera en quelque sorte de le rappeler à ses devoirs en lui posant des questions sur l’avancement d’un dossier, en lui rappelant les délais à ne pas dépasser, etc. Le fait de savoir qu’il y a quelqu’un qui attend de vous des résultats pour lui aussi avancer sur un dossier boostera votre motivation à être à la hauteur de ce qui est attendu de vous.
Même si vous n’avez pris que cinq minutes pour avancer sur la tâche embêtante, sachez que cela mérite une récompense. Accordez-vous donc une petite pause pour prendre un thé, papoter, appeler un proche, faire des mots croisés… quand vous terminez. Ces petites récompenses sont autant de choses qui vous pousseront à continuer à faire des efforts. De petite victoire en petite victoire, vous parviendrez à vaincre votre tendance à toujours remettre à demain les tâches désagréables.
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