Décrocher à coup sûr un appel d’offres : les bons conseils

Les appels d’offres, à côté de la prospection, ont de tous temps été des leviers de chiffre d’affaires importants pour les PME. Celles-ci ont donc tout intérêt à en gagner, mais encore faudrait-il qu’elles puissent faire ce qu’il faut. Comment donc mettre le maximum de chances de son côté pour décrocher un appel d’offres ? Découvrez dans cet article plusieurs éléments de réponse.

Pour s’assurer de ne pas passer à côté d’une affaire alléchante, il est indispensable d’identifier assez tôt les appels d’offres. Cela permet également de bénéficier de suffisamment de temps pour se préparer et y répondre efficacement. Il existe aujourd’hui de nombreux sites tels que BOAMP ou Achatpublic.com sur lesquels vous pouvez vous inscrire, afin de recevoir des alertes par mail à chaque fois qu’un appel d’offres est posté. En fonction du profil de votre entreprise, ces sites vous feront parvenir des offres correspondantes. Prenez soin de bien sélectionner vos mots-clés afin d’être sûr de ne manquer aucun projet intéressant. Pensez également à dégager un créneau hebdomadaire pour passer en revue les appels d’offres disponibles et pour tester différentes plateformes.

Faire une bonne sélection des appels

Répondre à un appel d’offres exige d’y consacrer beaucoup de temps. Il est alors préférable de ne sélectionner que les appels que vous êtes en mesure de remporter. Pour cela, vous devez identifier vos points forts et connaître vos limites. Pour vous aider dans cette démarche, faites une liste des avantages et des inconvénients du marché publique comme le délai d’exécution, la localisation ou le degré de complexité et évaluez votre capacité à pouvoir aller jusqu’au bout. Vérifiez, par ailleurs, que votre entreprise est en adéquation avec les attentes du commanditaire et que vous pourrez satisfaire au mieux tous ses besoins.

Se faire connaître des commanditaires

Plusieurs entreprises peuvent être qualifiées pour gagner un marché public, mais mettre tout en œuvre pour vous faire connaître des décisionnaires et accroître votre notoriété auprès d’eux pourrait faire pencher la balance en votre faveur. Prenez les devants pour distancer d’entrée de jeu vos concurrents. N’attendez donc pas que l’appel d’offres soit publié pour contacter les concernés et leur poser des questions. Procéder ainsi permettra d’instaurer entre vous un véritable climat de confiance qui pourrait être propice à une belle relation commerciale. En outre, faites en sorte d’entretenir des liens avec certains cadres, car avoir du potentiel c’est bien, mais connaître du monde c’est beaucoup mieux pour espérer décrocher des marchés publics.

Répondre adéquatement à l’appel d’offres

Lorsque vous répondez à un appel d’offres, le plus important est de n’oublier aucun document. Certains de ces documents peuvent être préalablement remplis, mais il faut généralement des documents récents, à jour et surtout complets. L’idéal est que le dossier soit monté par une personne et contrôlé par une autre pour garantir sa conformité avec les exigences du dossier de consultation des entreprises (DCE). Pour le reste, il est question de rédiger un mémoire technique qui fait mention des travaux que vous avez déjà réalisés, de vos expériences, des moyens dont dispose votre structure, etc. Veillez à élaborer votre réponse en respectant l’ordre établi par l’appel pour amener les décideurs à envisager d’apprécier votre offre par rapport à la demande. Cela est, en outre, révélateur de votre souci du détail et votre sens de la rigueur. Il est souhaitable que vous envoyiez l’ensemble de votre dossier de candidature en courrier recommandé avec accusé de réception au plus tard 5 jours avant la date de clôture de l’appel.

Personnaliser le contenu de son dossier

Comme c’est le cas pour une lettre de motivation, le récepteur aime lire des contenus personnalisés. Ne faites en aucun cas un copier-coller des arguments que l’on retrouve sur votre site web, mais pensez à élaborer un solide argumentaire qui épousera parfaitement l’appel d’offre pour lequel vous soumissionnez. Plus vous ferez preuve d’originalité dans vos offres, plus votre interlocuteur verra que vous êtes réellement intéressé par la mission. Mettez en avant une des compétences clés de votre entreprise, un produit innovant que vous utilisez fréquemment ou encore une technique que vous maîtrisez sur le bout des doigts. Il s’agit là d’user de tous les éléments susceptibles de vous distinguer de la concurrence.

Bien se préparer à l’oral

Durant la procédure d’appel d’offres, les potentiels sélectionnés sont soumis à un oral aux fins de les départager. Au regard de son importance, il est indispensable de bien le préparer en y apportant du soin. Vous devez prendre tous les détails en compte ; du cadre de l’appel, au public, en passant par le contexte. Ne négligez surtout pas les attentes du demandeur. Prenez des renseignements sur le format et la durée de l’oral, apprêtez vos supports (brochures, présentation Powerpoint, etc.) et préparez des réponses aux éventuelles questions. Lors du rendez-vous, soyez présentable, courtois et surtout professionnel.