4 conseils clés pour réduire les notes de frais de l’entreprise

Le service financier des entreprises est souvent confronté au casse-tête de la gestion des sommes dépensées en notes de frais par les collaborateurs, surtout que sans contrôle pointu, celles-ci peuvent très vite exploser et mettre l’entreprise en difficultés. Voici 4 conseils qui vous aideront à optimiser la gestion de ces coûts et à les réduire efficacement.

L’une des premières raisons pour lesquelles on observe quelques dérapages budgétaires concernant la gestion des notes de frais est un défaut, sinon une insuffisance d’encadrement. Pour y remédier, il est impératif que vous établissiez une procédure suffisamment claire pour encadrer chaque dépense. Ainsi, en fonction de la nature de la dépense (repas, nuit d’hôtel, transports, etc.), vous devez absolument déterminer un plafond qu’il ne faudra pas dépasser. Il est également essentiel d’encadrer les différents moyens de transport que chaque employé peut utiliser pour les missions : faut-il recourir à l’avion ou au train ? Quelle est la distance maximale pour laquelle le collaborateur peut se servir de son véhicule personnel ? Vous devez mettre tous ces points noir sur blanc, pour éviter de faire face à des litiges dus à des dépenses excessives. Il est d’autant plus important d’établir une telle procédure que l’administration fiscale est assez stricte concernant les notes de frais. Ce qu’il faut retenir est que votre procédure doit s’adapter aux prescriptions de la loi.

2e conseil : exiger des notes de frais détaillées

Détailler les fiches de remboursement des frais engagés permet de mieux les contrôler ainsi que de prendre toutes les mesures idoines pour les réduire efficacement. Imposer une telle exigence permet, entre autres, d’éviter que les collaborateurs ne soient tentés de tricher sur leurs dépenses réelles. Si des cadeaux ont été faits ou des déjeuners d’affaires se sont tenus, exigez des collaborateurs que ceux-ci mentionnent les noms et prénoms de leurs invités, leurs coordonnées, la fonction qu’ils occupent de même que le but du rendez-vous. Pour chaque déplacement, demandez que soient spécifiés les points de départ et d’arrivée. Effectuer ce suivi permettra de faire des statistiques pour chaque collaborateur, chaque client, chaque région ou encore chaque fournisseur et d’identifier les éventuels postes de réduction. Concernant l’utilisation des téléphones de l’entreprise, il est bien d’adresser tous les six mois au personnel une note lui rappelant que les relevés d’appels soient détaillés ; c’est là un autre excellent moyen de limiter les frais. Pour que vous ne vous retrouviez pas noyé sous une tonne de justificatifs, effectuez régulièrement, à date fixe, la collecte ainsi que le traitement des formulaires de notes de frais.

3e conseil : centraliser la gestion de tous les frais

Vous avez tout à gagner en confiant à un collaborateur le soin de faire les réservations d’hôtels et de restaurants, d’acheter les billets de transport et d’envoyer des cadeaux. Ce peut être une assistante ou encore un membre des services généraux. La centralisation de ce genre d’opérations permet à l’entreprise de procéder à une petite étude de marché, afin de choisir de bons prestataires avec qui négocier des coûts plus avantageux. Cela permet également de faire des choix en fonction de paramètres purement objectifs. Il faut dire que quand le collaborateur doit lui-même acheter son billet, il peut être tenté de choisir la compagnie auprès de laquelle il gagnera plus de ristournes pour son propre compte plutôt que celle qui propose le meilleur tarif pour l’entreprise. Faites toutefois en sorte que le chargé des déplacements et l’utilisateur soient en contact direct et entretiennent des dialogues constructifs. Pensez, par ailleurs, à établir un processus d’approbation des dépenses. De ce fait, chacun des déplacements de vos employés devra, avant même d’être pris en charge, obligatoirement être validé par le supérieur hiérarchique. Il faudra également qu’au retour du collaborateur, le manager valide à nouveau la note de frais qui sera, par la suite, traitée par le service de la comptabilité. Il existe bon nombre de logiciels qui permettent de gérer de manière automatique les notes de frais ainsi que le processus de validation d’une façon rapide et simple.

4e conseil : limiter au maximum les déplacements

Tous les déplacements ne sont pas nécessaires. Certains d’entre eux peuvent être remplacés par des conférences téléphoniques ou des visioconférences. Il est donc important d’effectuer une sensibilisation auprès des employés afin qu’ils évaluent au mieux, en fonction des objectifs visés, si un voyage s’impose obligatoirement. Dans la même optique, vous pouvez utiliser des logiciels comme qui permettent de prendre connaissance de documents et de les modifier à distance. De façon générale, exploiter des logiciels de gestion de notes de frais permet de faire un gain considérable de temps et de gagner, non seulement en efficacité, mais aussi d’être plus rigoureux pour gérer les notes de frais des entreprises.

 13 mars 2019    La Rédaction