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Les factures impayées peuvent avoir de lourdes répercussions sur le flux de trésorerie d’une entreprise. Leur recouvrement est pourtant un processus délicat, car il n’y a pas que l’argent qui entre en jeu ici, il y a également la relation avec un client.
Les factures impayées sont l’une des plus grosses difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises, surtout les petites. Il existe néanmoins pour ces dernières des méthodes qui leur permettront de récupérer leur argent tout en espérant conserver leurs clients.
Le contrat est très important, surtout dans le cadre d’une prestation qui sera payée ultérieurement. C’est en vertu de son existence que vous pourrez réclamer le paiement de ce qui vous est dû. Il est donc important, pour ne pas dire primordial d’établir un tel document afin de pouvoir prétendre à d’éventuels remboursements. Le contrat devra spécifier les prestations que vous vous engagez à fournir, ainsi que le paiement qui sera effectué en contrepartie. Les conditions de ce paiement devront être spécifiées ainsi que les éventuels pénalités et intérêts en cas de retard sur le paiement.
Plus tôt vous commencerez le recouvrement de vos impayés, plus vous aurez de chances de rentrer dans vos fonds. Il a été constaté que les chances de recouvrement des impayés diminuent significativement au fur et à mesure que le temps passe. Ces chances de 100% à 81% dans les deux premiers mois, se retrouvent à 51% au bout de 6 mois, et ainsi de suite. L’idéal serait de commencer à envoyer des lettres de relance quelques jours seulement après la fin de l’échéance prévu pour le paiement.
N’oubliez pas que vos clients sont vos poules aux œufs d’or. Alors, allez-y doucement. Il est préférable de perdre quelques centimes et de récupérer votre argent un peu plus tard, mais en conservant le client. Il vous faudra donc privilégier le règlement à l’amiable, et cela n’est possible que si vous communiquez avec votre client.
Il vous faut certes recouvrer vos fonds, mais la préservation de vos clients est également une préoccupation majeure. En cas de retard dans le paiement, prenez contact avec votre client pour savoir ce qui ne va pas, ce qui l’empêche d’honorer ses engagements. Ces appels qui devront être émis après l’envoi des lettres de relances devront être faits dans une logique de fermeté, tout en rappelant à votre client que vous êtes de son côté et que vous payer va dans l’intérêt de tout le monde. Montrez-lui que vous avez tout intérêt et envie de le garder, et que cette démarche est aussi difficile pour vous que pour lui. Vous devrez être ferme, sans être distant, engager un dialogue avec lui dans le but de rentrer en possession de vos fonds. Le but de cette communication est de vous assurer d’être sur la liste des priorités de votre client en ce qui concerne les paiements, et de trouver la meilleure formule pour que ce paiement soit fait.
Il est beaucoup plus facile d’esquiver une personne au téléphone que lorsqu’elle est en face de vous. Il vous faudra donc privilégier les contacts directs avec vos clients qui ont des retards dans leur paiement. Si vous ne pouvez pas le faire en personne pour diverses raisons, vous pouvez engager des personnes pour le faire. Mais de toute façon, le fait est que vous avez plus de chance d’obtenir un engagement sérieux pouvant aboutir au recouvrement de votre facture si vous entrez en contact direct avec votre client.
Les preuves des démarches que vous avez effectuées pour entrer en possession de vos fonds sont aussi importantes que l’existence d’un contrat. En prévision de l’éventualité où vous devrez avoir recours à des voies juridiques, il vous faut garder une traces des lettres de relances que vous avez envoyées avec accusé de réception, des communications téléphoniques et même des entrevues que vous avez eues avec votre client.
Il n’y a rien de pire pour le recouvrement des factures impayées qu’un processus entrecoupé de pauses. Une fois que vous avez entamé le processus de recouvrement, vous ne devrez pas l’arrêter tant que vous n’êtes pas entré dans vos fonds. Les dates limites que vous aurez fixées à votre débiteur devront être respectées scrupuleusement. D’elles dépendent non seulement la solidité de votre dossier en cas de recours à des voies juridiques, mais également votre prise au sérieux par votre débiteur.
Si un règlement à l’amiable est la meilleure option pour tout le monde, il peut également s’avérer qu’elle ne soit pas efficace. Parfois, un simple avertissement du recours à des voies juridiques suffit à décider votre client à vous payer. Expliquez lui explicitement que si vous y êtes forcé, vous ferez recours à un avocat et que dans ce cas, non seulement il devra vous payer ce qu’il vous doit, mais également les frais de l’avocat. Donnez-lui une date limite réaliste, après laquelle vous ferez recours à un avocat.
Si votre avertissement de recourir à des voies juridiques ne décide pas votre créancier, vous devrez confier le recouvrement à un professionnel. Ceci doit être fait à l’échéance mentionné dans l’avertissement et après cela, vous ne communiquerez avec votre client que par l’entremise de ce dernier. Gardez bien à l’esprit que une fois que vous aurez fait appel à lui, aucun arrangement ne pourra être possible entre vous et le client sans ce dernier. L’aspect positif est qu’il mettra tout en œuvre pour récupérer. Mais étant donné que les chances de garder votre client après sont très faibles, nous vous conseillons d’y avoir recours à bon escient.
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