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De plus en plus d’entreprises adoptent ce concept qui se présente comme une bonne alternative à celui de l’open space. Même si certains demeurent farouchement opposés à celui-ci, ne lui trouvant que des inconvénients, nous allons montrer dans cet article que le flex office présente bien des avantages, aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés. Zoom sur cette tendance en plein essor.
Le flex office ou « bureau flexible » ou encore « sans bureau fixe » désigne une forme d’organisation du cadre de travail ainsi que de ses conditions. Il consiste à supprimer les bureaux fermés, de sorte que les salariés puissent s’installer dans n’importe quel espace collectif pour travailler (salle de réunion, cafétéria, bibliothèque, etc.) en fonction de la tâche qu’ils doivent accomplir et en tenant compte de leurs différents besoins (concentration, confidentialité, relaxation…).
Autrement dit, le flex office implique le fait qu’aucun employé n’ait un bureau qui lui est dédié à lui tout seul. Cela nécessite de mettre à la disposition des collaborateurs un espace de travail parfaitement optimisé pour un travail efficace, avec, par exemple, un fractionnement de salons confortables, des salles de réunions équipées et connectées et même des phones boxes. Voici les principaux avantages de ce nouveau mode de travail.
Avec le flex office, le salarié n’occupe pas la même place jour après jour, ce qui fait qu’aucune de ses journées n’est réellement pareille. Il peut ainsi avoir une toute autre manière de voir les choses au fil des jours. S’il a besoin de concentration, il n’a juste qu’à s’installer dans des espaces beaucoup plus calmes. S’il a besoin de concertation avec d’autres collaborateurs, il peut se rendre dans l’une des salles de réunions de l’entreprise, prévues pour encourager la collaboration au niveau des équipes.
S’il ressent le besoin de regarder les gens passer à travers la fenêtre pour une meilleure inspiration, il n’a qu’à se placer tout près. Avec cette organisation, vous pouvez donc dire adieu à la routine !
Beaucoup estiment que le flex office est de nature à briser l’esprit d’équipe, alors que c’est tout le contraire. En effet, le fait de changer de place tous les jours permet à l’employé de très souvent se retrouver à côté d’une personne différente et ainsi de beaucoup mieux connaître chaque membre de l’équipe. Les espaces de travail partagés améliorent l’ambiance de travail favorisant ainsi les échanges d’idées, ce qui est optimal pour gagner de l’agilité et évoluer en mode projet. Il est donc plus aisé de nouer des liens étroits avec tous les collaborateurs.
De même, en partageant les mêmes espaces, le mur de la hiérarchie est abattu et les strates de la société collaborent dans une atmosphère plus conviviale. Le brainstorming ne se fait plus forcément lors des réunions, mais à n’importe quel moment de la journée, ce qui rend le travail collaboratif plus constructif. Parlons également des véritables conversations qui pourront se tenir en lieu et place des échanges d‘e-mails. Nul doute que cette façon de travailler permet de développer une culture d’entreprise plus forte.
Le concept du « sans bureau fixe » oblige le manager à laisser plus de liberté aux collaborateurs qui, par la même occasion, deviennent plus responsables. En laissant la liberté à l’employé de choisir de façon autonome son cadre de travail, l’entreprise fait montre de suffisamment de flexibilité à son égard et lui prouve qu’elle a toute confiance en ce qu’il fait. C’est là une énorme source de motivation pour les salariés !
Avec la suppression du principe de « 1 salarié, 1 bureau », vous gagnez de l’espace et pouvez, de ce fait, réduire les coûts en lien avec l’immobilier et leur exploitation (électricité, eau, entretien, etc.), surtout quand on sait qu’un poste de travail coûte en moyenne 12 000 euros par an à une entreprise. Ne perdez tout de même pas de vue que la mise en place du « bureau flexible » nécessite des dépenses conséquentes (mobiliers, tablettes, PC portables, etc.) pour le bien-être des collaborateurs. Toutefois, les avantages financiers sur le long terme en termes d’économies seront nettement meilleurs.
Une entreprise qui ne rechigne pas à opérer des changements en son sein est perçue par les candidats à l’embauche comme une structure dans l’air du temps et surtout attractive. D’après les conclusions de l’étude « Les jeunes de 18 à 30 ans face à un travail en mutation » qui vise la génération Y, environ 80 % des interrogés ont affirmé tenir à leur autonomie ainsi qu’à leur épanouissement sur le lieu de travail plutôt qu’au travail en lui-même.
Le flex office se présente donc comme un excellent moyen de mettre une entreprise en valeur, notamment dans les offres d’emplois.
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