10 façons d'intégrer les principes du RGPD à votre service communication et marketing

En vigueur depuis le 25 mai 2018, le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des Données) a pour objectif de protéger au maximum les données personnelles et la vie privée. Comme on pouvait s’y attendre, ces principes impactent considérablement la communication et le marketing. Ils conditionnent les méthodes utilisées par votre service communication et marketing pour obtenir le libre consentement de vos prospects dans le processus de collecte et de traitement de leurs données personnelles. Pour intégrer les principes du RGPD, voici 10 bonnes façons.

Il est évident que le RGPD a considérablement bousculé les pratiques en matière de collecte de données personnelles. C’est la raison pour laquelle vous devez absolument commencer votre mise en conformité par une actualisation de votre base de données.

Prenez le temps de vérifier que toutes les données personnelles que vous avez collectées l’ont été avec le consentement explicite de vos visiteurs. En effet, le RGPD impose que vous ayez et conserviez une trace de la façon dont les données ont été collectées ainsi que celle de la manière dont le consentement a été obtenu, que ce soit auprès de vos anciens ou de vos nouveaux contacts.

Proposer un formulaire avec un texte clair

En marketing, le formulaire est un outil puissant pour renflouer votre base de données et accroître le taux de conversion des prospects en clients. Lorsque vous demandez à un visiteur sur votre site Web de remplir un formulaire et donc de fournir un certain nombre d’informations personnelles sur lui, il est impératif que le texte soit assez clair pour que l’internaute sache à quoi il s’engage.

Évitez au maximum les tournures de phrases complexes ou les tournures négatives. Privilégiez plutôt les phrases explicites qui lancent un appel à l’action ou au consentement de recueil de données à caractère personnel.

Ne proposer que des formulaires indépendants

Il est important que vous ne conditionniez pas l’inscription à l’un de vos services par le consentement de l’internaute. Vous devez aussi savoir que tous vos formulaires doivent comporter des options de consentement sur mesure en fonction de leur finalité. Il faut par exemple que le consentement pour l’abonnement à votre newsletter soit totalement distinct de celui qu’il faut pour les conditions générales.

Bannir les cases pré-cochées

Tous les principes du RGPD se résument en un seul maître-mot : le consentement. Par conséquent, tous vos formulaires doivent être conçus de sorte à permettre au visiteur d’exprimer librement son consentement. Pour cela, vous devez absolument mettre une croix sur les cases « pré-cochés » considérées comme des opt-in ou des opt-out passifs.

Mettre en place un double opt-in

Le double opt-in consiste à permettre à l’internaute de donner son consentement deux fois. Vous pouvez par exemple lui demander une première fois son consentement dans un formulaire sur votre site web. Cette première demande de consentement sera alors suivie d’une seconde envoyée généralement par e-mail. Il s’agit d’un moyen de confirmer l’engagement de l’internaute et en l’espèce, un lien de confirmation est parfait.

Prévoir une option de consentement révisable

Selon les principes du RGPD, il est important de prévoir au profit de l’internaute l’option du consentement révisable. Cela signifie tout simplement que vous lui donnez le choix de revenir sur son consentement et de l’annuler de façon aisée et sans limitation de durée. La façon la plus simple de mettre cette recommandation en place est de prévoir une option d’annulation via un lien sur votre site Web.

Vérifier périodiquement les consentements

Si vous proposez une option de consentement révisable, il est important de vérifier de façon périodique les données collectées ainsi que les consentements obtenus. Le but est de vérifier qu’elles restent actuelles, donc qu’elles sont régulièrement mises à jour. Plus important, la vérification vous permet de vous assurer que les données sont conservées pour une durée permettant d’atteindre la finalité de la collecte.

Afficher la politique de protection des données

Sur votre site Web, vous devez prévoir un document de référence qui apporte des précisions sur la politique de protection des données appliquée. Le document, qui doit être accessible dans les e-mails et sous tous les formulaires, doit préciser la finalité de la collecte des données personnelles.

Informer du profilage

Si vous recourez à l’utilisation des cookies pour collecter des informations sur le profil de vos visiteurs, ces derniers doivent être mis au courant de ce système de profilage. L’idéal serait de prévoir un bandeau au début de vos pages Web pour en informer vos visiteurs. Il est tout de même important de leur donner le choix d’accepter ou de refuser.

Traiter uniquement avec des prestataires en règle avec les principes du RGPD

Si votre service communication et marketing fonctionne essentiellement sur la base de fichiers achetés ou loués auprès de prestataires, vous devez veiller à ce qu’il s’agisse de données collectées avec le consentement des internautes. Il en est de même pour les actions de retargeting qui doivent être mises en œuvre par des entreprises qui respectent les principes du RGDP.