Entreprise : Pourquoi dématérialiser la gestion des congés ?

Avec l’évolution technologique, la tendance en matière de gestion est à la dématérialisation. Dématérialisation de la gestion de la relation client avec des outils comme le CRM, de la gestion des fournisseurs avec le SRM… et même dématérialisation de la gestion des congés du personnel. Eh oui ! Si vous n’y êtes pas encore, voici 6 bonnes raisons de passer le cap.

Il est important pour un responsable du département des ressources humaines d’avoir à tout instant une vue d’ensemble de l’effectif du personnel, surtout à des moments clés comme les vacances scolaires. Avec le planning, ce dernier a une idée claire et précise, non seulement du taux des présences, mais aussi du taux des demandes d’absence en cours d’examen. L’automatisation de la gestion des congés permet cette planification indispensable lorsqu’il s’agit de prendre des décisions à l’interne.

Bénéficier d’un mécanisme de validation intégré

Un autre avantage de la digitalisation de la gestion des congés, et par la même occasion des absences, est qu’il permet de bénéficier d’un mécanisme de validation intégré rapide. En effet, dès qu’un collaborateur demande un congé, une alerte e-mail est aussitôt envoyée à son manager qui, en consultant le planning du groupe et le solde de ce dernier, peut judicieusement décider de lui accorder ou refuser cette absence. Avec un outil de gestion des congés, aussi bien le gestionnaire des ressources humaines que le manager disposent des mêmes informations.

Gagner un temps considérable

Vous n’êtes pas sans savoir que le temps est une donnée maîtresse dans la compétitivité entre entreprises. En simplifiant le processus de demande de congés et d’absences, la dématérialisation de la gestion des congés vous fait gagner un temps précieux. Par ricochet, cela accroît la productivité des responsables des Ressources humaines et par extension, la performance de l’entreprise.

Ces gestionnaires peuvent ainsi consacrer plus de temps et d’effort à d’autres tâches comme la gestion de la qualité et le recrutement. Ils feront preuve de plus de performance, de disponibilité et de rigueur dans l’accomplissement de leurs activités. Aussi, une fois l’outil automatique mis en place, l’information circule-t-elle mieux et tout le monde y voit facilement plus clair.

Autonomiser les utilisateurs

Cet avantage est l’un des plus importants. Très souvent, le département des ressources humaines croule sous les sollicitations multiples et multiformes provenant de divers collaborateurs. Certains veulent connaître leur solde, d’autres souhaitent savoir s’ils peuvent poser un congé à une certaine date.

Avec un logiciel gérant les congés, chaque membre de l’équipe n’a tout simplement qu’à se connecter pour obtenir les informations recherchées via une page de synthèse, sans avoir à harceler la direction des RH.

Mieux interagir avec le service de comptabilité

Le fait que l’ensemble du processus de planification des congés ou absences soit informatisé grâce à un outil adapté facilite grandement la tâche aux différents utilisateurs. Une fois que la pose de congés ou d’absences est entrée dans le logiciel et qu’elle est validée par le responsable RH, il n’y a plus rien à faire. Toutes les informations sont aussitôt importées de façon automatique par les responsables des salaires dans leurs divers outils d’édition de bulletins de salaire (Cegid, Sage, Ciel, etc.).

Jouir d’une meilleure visibilité en termes de RSE

Aujourd’hui, les entreprises sont de plus en plus pointées du doigt en ce qui concerne la prise en compte par elles des préoccupations environnementales, économiques et sociales dans leurs différentes activités de gestion. Utiliser un logiciel en ligne est donc primordial pour travailler en harmonie avec l’écologie.

En dématérialisant également le processus de gestion des congés, vous témoignez de votre volonté profonde de contribuer à la préservation de l’écosystème. Et en se positionnant sur un certain nombre de valeurs telles que celle de la réduction de l’utilisation du papier, vous communiquez une meilleure image de votre entreprise et attirez plus de nouveaux employés. Vous réalisez par la même occasion une économie conséquente selon la taille de votre structure.

Pour jouir des avantages ci-dessus énumérés, il est essentiel de bien choisir son logiciel de gestion des congés et absences. Il en existe une multitude, essentiellement américains et français comme ManaTime, qui proposent plusieurs options correspondant aux différents domaines d’activité dans lesquels ils servent. Même s’ils présentent des qualités équivalentes, il est recommandé de choisir, si possible, un logiciel dont le service-client et le service technique sont basés dans le même pays que son entreprise, pour, au besoin, des interventions rapides et peu coûteuses.

Il est aussi conseillé d’utiliser des versions d’essai pour être certain de faire le bon choix et disposer d’un logiciel pleinement adapté. En général, l’utilisation est simple. Après avoir installé le logiciel et s’être inscrit, les didacticiels de chaque option guident pas à pas l’utilisateur dans ses premiers pas d’un fonctionnement dont il ne pourra peut-être plus se passer.