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Avoir une équipe efficace, c’est l’objectif que visent tous les managers d’équipe. Cependant, le manager ambitieux souhaite faire passer ses équipes de l’efficacité à l’efficience. Il n’est pas évident de comprendre les subtilités entre les deux notions utilisées à tort et à travers, or, de la différence, il y en a bien une. Une fois que vous avez cerné cette différence, vous pourrez mettre en pratique les meilleures méthodes pour atteindre l’efficience.
Comment faire passer vos équipes de l’efficacité à l’efficience sans vraiment savoir ce qu’impliquent l’une et l’autre ? Vous devez savoir qu’une équipe efficace est celle qui parvient à atteindre les objectifs qui lui ont été fixés.
Pour une équipe commerciale par exemple, c’est parvenir à satisfaire les clients. Pour une équipe marketing, c’est réussir à convertir les prospects en clients ou à les fidéliser. Pour un manager, c’est réussir à traiter tous les points à l’ordre du jour lors d’une réunion.
Si l’on s’en tient à cette définition, on comprend qu’une équipe efficace est celle qui remplit le contrat, sans plus. Les moyens utilisés pour réaliser les objectifs qui lui ont été fixés ne comptent pas. Aussi, aurait-elle pu dépasser les ressources allouées, cela n’aurait aucune importance, du moment où les objectifs sont atteints.
Ainsi, un manager qui prend une demi-journée pour faire tenir sa réunion est certes efficace, mais il n’est pas efficient. Il en est de même pour une équipe commerciale qui est obligée d’embaucher des intérimaires pour satisfaire les clients.
L’efficience, c’est de l’efficacité à moindre à coût. Elle consiste pour une équipe à atteindre les objectifs qui lui ont été fixés sans dépasser les moyens qui lui ont été alloués. Son impact sur le processus de production se ressent davantage en termes de coût de production et la marge que réalisent vos équipes sur ce coût.
En clair, l’efficience vous permet d’atteindre un maximum de résultat avec un minimum de ressources. Une action peut être efficace sans être efficiente lorsque les moyens qu’elle utilise sont disproportionnés.
Des solutions pour passer de l’efficacité à l’efficience, il en existe fort heureusement. Il y en a particulièrement 3 que vous devriez mettre en œuvre dans votre entreprise.
Cette première solution correspond tout à fait au dicton qui dit « Tout seul, on va plus vite. Ensemble, on va plus loin ». Pour gagner en efficience au sein de vos équipes, vous devez faire en sorte de capitaliser un maximum sur la connaissance collective.
Il est impossible pour une équipe qui se veut efficiente de rester sur ses acquis. Elle doit acquérir de nouvelles connaissances pour améliorer la procédure de production et atteindre plus facilement et plus vite les objectifs de l’entreprise.
Or, il s’avère qu’à l’heure du Big Data, l’information circule en volume très important et à une vitesse incroyable. La meilleure manière de la mettre à profit est de capitaliser sur la connaissance collective pour développer les meilleures pratiques en entreprise. Cela ne peut se faire qu’au sein d’une équipe où règne une certaine cohésion. Tout cela se résume à l’approche du Knowledge Management qui permet d’identifier les sources d’informations et de la rendre utile très rapidement.
Détenir l’information vous permet d’agir plus vite, à la seule condition que vous mettiez en place un support de formalisation de collecte de l’information. En la matière, la dernière tendance connue est le Knowledge-Centered Support. Il vous permet d’effectuer un traitement rapide de la connaissance collective et de la mettre au profit de l’entreprise.
Traitée comme de la valeur ajoutée, cette connaissance collective sera utilisée pour trouver très rapidement des solutions aux défis de l’entreprise. Une base de données intégrée permet à vos équipes de trouver plus rapidement et plus aisément les réponses aux problèmes qu’elles rencontrent dans l’accomplissement des missions qui leur ont été confiées.
De même, le Knowledge-Centered Support, grâce à la mise en place d’un processus de gestion, permet de rationaliser les meilleures pratiques liées à l’activité de votre entreprise. Les contenus sont mis à jour en temps réel, garantissant ainsi leur pertinence. Mieux, des indicateurs et des rapports sont automatiquement ajustés aux objectifs et à leurs stratégies afin de gagner en performance et en efficience.
Pour permettre à tous les membres de vos équipes de gagner en efficacité, vous devriez instaurer une véritable démarche collaborative. Elle implique l’apprentissage en entreprise, le partage et l’amélioration des connaissances ainsi que la mise en place de pratiques collaboratives.
En mettant en place un processus formalisé, vos équipes parviendront à gagner du temps de recherche et à trouver très rapidement une solution à un problème. Il suffit pour cela d’optimiser votre processus, mais aussi vos outils ainsi que votre capacité à diffuser l’information au sein de votre entreprise. L’employé concerné peut alors capitaliser sur la logique de résolution qu’il est capable de partager avec les autres employés à travers le réseau social d’entreprise (RSE).
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