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Une bonne communication interne est essentielle pour une entreprise. Elle permet, entre autres, d’améliorer l’efficacité des employés et de l’entreprise, de bien gérer les changements au sein de l’entité et d’augmenter notablement les ventes. Les 6 conseils qui suivent vous aideront à communiquer avec vos collaborateurs de façon optimale.
La figure centrale de la société est son PDG. En tant que tel, il est important que celui-ci soit pleinement investi dans la stratégie de communication interne de la structure. Étant donné que toutes les directives viennent de lui, il doit pouvoir régulièrement intervenir dans cette communication. Il doit donc être une réelle source d’inspiration pour les collaborateurs et susciter chez eux l’envie de beaucoup plus s’investir. Dans le plan de communication interne, il est bien de prévoir des rencontres (fêtes à l’endroit du personnel, « talk show ») au cours desquelles le dirigeant pourra témoigner de tout son leadership.
Avec les canaux de communications qui se sont multipliés, le service chargé de la communication interne doit pouvoir collaborer avec le PDG pour diffuser des messages simples et facilement compréhensibles de tous. Il faut toutefois faire attention à ne pas tomber dans le « simpliste ». Le service de communication doit faire en sorte que dans chaque message l’essentiel des choses soit rappelé, ainsi que les raisons principales de ces choses : pourquoi cette décision a été prise ? Pourquoi a-t-il été décidé de ce changement ? Pourquoi ce projet a-t-il été mis sur pied ? Etc.
Il est bien de communiquer avec les collaborateurs des différents changements et décisions qui seront prises ou encore des projets qui seront mis sur pied, mais il est encore mieux d’informer régulièrement ceux-ci du niveau d’évolution de tout ce qui a été entrepris. Il arrive parfois que des projets soient finalement abandonnés ou que certaines décisions prises soient remises en doute ; dans ce cas, il est indispensable d’expliquer de façon transparente aux employés, les raisons qui motivent ces changements, afin que ceux-ci n’aient pas le sentiment de ne pas vraiment compter. Un autre point qui favorise énormément la transparence est de communiquer régulièrement le même message à l’ensemble des équipes.
Le bulletin d’entreprise est un bon moyen pour renseigner les collaborateurs et pour les tenir informés de toutes les dernières nouvelles. Pensez à y inclure de petites histoires à propos de vos salariés (de leur évolution dans la société), des témoignages fournis par vos clients, les détails de vos événements et l’essentiel de vos stratégies. Essayez autant que faire se peut de faire participer vos employés à la rédaction de ce bulletin et de ne donc pas laisser cette aptitude aux seuls cadres de la société. Ledit bulletin ne doit absolument pas paraître comme un outil utilisé par la direction pour faire de la propagande. Son contenu traduit de façon générale la volonté démocratique de l’ensemble du personnel.
Pour faciliter la circulation des informations au sein de l’entreprise, il n’y a rien de mieux que de créer un site intranet qui offre la possibilité d’échanger via le net d’importantes informations et de les mettre régulièrement à jour. Si l’entreprise compte un effectif de 30 employés au moins ou dispose d’effectifs géographiquement dispersés, cet outil convient parfaitement. Posséder un site intranet permettra, entre autres, de fournir des informations concernant les modifications subies par les processus utilisés par les collaborateurs. Gardez à l’esprit qu’un intranet est avant tout un outil passif et que pour que les employés puissent l’utiliser, il faut qu’ils y aient librement accès. Bien sûr, l’intranet ne remplace pas les courriels, les blogs ou les bulletins électroniques qui sont des outils de communication permettant d’informer au moment opportun et qui, en plus, ne coûtent pas cher. Les entreprises de moins de 30 salariés qui ne peuvent pas s’offrir un intranet peuvent recourir à des applications comme Google Drive ou le Cloud qui comprennent bon nombre d’outils pouvant servir d’intranet.
Une organisation avec un environnement sain est une structure qui donne la possibilité à chacun de s’exprimer librement. Les messages doivent ainsi être communiqués dans les deux sens et pas uniquement venir du PDG à chaque fois au risque de briser un certain équilibre. La communication doit ainsi potentiellement pouvoir venir de chaque collaborateur. Il existe des outils tels que Yammer qui sont des réseaux sociaux dédiés aux entreprises et qui sont adaptés pour donner une voix à chacun. Un autre moyen de laisser la parole à vos employés est d’installer au sein de l’entreprise des boîtes à suggestions. Grâce à elles, ils pourront partager leurs préoccupations et aborder anonymement des questions importantes. Même si vous êtes une petite structure, une boîte à suggestions est une garantie de confidentialité qui rassure le plus souvent en milieu de travail.
Mercredi 6 Février 2019 La Rédaction
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