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Les meetings font partie des tâches les plus accomplies dans une entreprise. Ils sont, par contre, une perte de temps lorsque vous ne savez pas les mener de manière efficace. Voici quelques astuces pour y parvenir.
Réussir une réunion est une compétence indispensable pour tout responsable au sein d’une entreprise. Voici comment y parvenir.
Vous organisez sûrement votre réunion pour une raison précise. Pour qu’elle soit efficace, il vous faudra définir avec précision cet objectif ainsi que les attentes que vous avez par rapport à cette réunion. Vous aurez ainsi un baromètre précis pour mesurer l’efficacité de votre réunion une fois cette dernière terminée.
Savoir qui inviter à votre réunion est un autre élément important de sa réussite. Ces personnes doivent être directement en rapport avec les objectifs de votre réunion. Mieux, elles devront être celles qui seront à même de répondre aux différentes préoccupations ayant suscité la convocation de la réunion. Autrement, vous aurez devant vous des personnes qui s’ennuieront, lorsqu’elles ne vous feront pas carrément perdre votre temps avec leurs interventions parfois hors de propos.
Une fois que vous savez ce que vous voulez de votre réunion et qui peut vous l’obtenir, il vous faudra maintenant établir un plan. Les différentes questions à aborder, le temps consacré à chaque question ainsi que les personnes dont l’expertise sera nécessaire à la prise d’une décision sont autant de données à prévoir. Une fois que vous avez établi ce plan, envoyez-le à chacun des participants. Cela leur permettra de mieux se préparer, améliorant ainsi les chances d’atteinte de vos objectifs. En ce qui concerne la durée de cette dernière, nous vous conseillons de faire, si possible, moins d’une heure. Vous serez ainsi plus sûr d’obtenir l’attention complète des participants tout au long de la réunion.
La gestion du temps est l’un des facteurs les plus délicats à gérer. Si vous avez la réputation de commencer et de terminer vos réunions aux heures prévues, vous verrez que très peu de participants arriveront en retard. Ils sauront en effet que vous accordez de la valeur à leur temps et au vôtre et mettront tout en œuvre pour respecter le chronogramme que vous leur avez communiqué quelques jours à l’avance.
L’un des éléments perturbateurs d’une réunion est la distraction permise par les différents gadgets technologiques. Vous devez donc veiller à les bannir de manière à avoir entièrement l’attention de tous. Naturellement, vous pourriez en avoir besoin pour des présentations par exemple, mais il faudra veiller à ce que l’utilisation soit exclusivement dans le cadre de la réunion et qu’elle n’altère pas l’attention que vous devez exiger de chacun.
Une réunion sans leader ressemble plus à un marché qu’à autre chose. En tant qu’organisateur, il vous faudra prendre la direction de votre réunion afin de la conduire jusqu’à l’atteinte des objectifs que vous vous êtes fixés. Cela impliquera entre autres de savoir donner et reprendre la parole aux différents participants. Il vous faudra par exemple éviter aux intervenants de s’éterniser, tout en prenant soin de recueillir tous les avis nécessaires à une bonne prise de décision. Pour cela, vous pouvez par exemple afficher le chronogramme que vous avez constitué pour la réunion afin qu’il soit visible de tous et que chacun puisse comprendre les raisons de vos différentes interventions.
Une fois que vous avez atteint les objectifs de votre réunion en terme de prise de décision, il vous faudra veiller à ce qu’elle ne soit pas une perte de temps. Autrement dit, vous assurer que vous ne convoquerez plus à l’avenir des réunions ayant les mêmes objectifs. Pour cela, définissez avec les participants les prochaines étapes de votre processus et mettez en place les dispositifs nécessaires pour surveiller leur mise en œuvre.
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