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Lorsqu’on est confronté à un problème d’efficacité au travail, on se demande comment on peut améliorer la situation. Mais avant tout, il faut se rendre compte des causes de cette perte de productivité au travail.
Voici donc quelques conseils pour comprendre les failles, en vue d’être plus productif au travail :
Il faut savoir que c’est notre corps qui fournit l’énergie nécessaire à notre travail. Il est donc très important de l’écouter et de répondre à ses besoins. La plupart des gens ne comprennent pas que la productivité dépend du bien-être de l’organisme et cela part des besoins de nécessité de base tels que la nourriture, le sommeil, l’hygiène corporelle, l’activité physique… Tout cela contribue en effet à votre énergie et votre ténacité au boulot. Privilégiez donc une bonne hygiène de vie, mangez de la bonne nourriture, faites tout ce que vous pouvez pour être en forme et évitez toutes dépravations qui nuisent à votre santé. De cette façon, vos performances seront optimisées tant physiquement qu’intellectuellement.
Un des principes qui favorise la productivité est de savoir gérer ses priorités car sinon, il y aurait perte de temps. Au lieu de vous acharner sur quelque chose qui vous tient à cœur mais qui n’est pas nécessairement utile dans une deadline donnée, mieux vaut se concentrer sur ce qui doit être fait dans un temps précis. Savoir gérer ses priorités est synonyme de savoir organiser, mais le réaliser requiert une assez grande réflexion, alors prenez le temps de réfléchir à organiser votre emploi du temps. Par exemple, vous pouvez planifier votre journée avant d’aller au travail le matin quand vous êtes encore lucide, ou même organiser votre semaine pendant le weekend. Pour plus d’efficacité, utilisez un agenda pour enregistrer toutes vos priorités, comme ça il est plus sûr de ne rien omettre.
Exécuter une seule tâche à la fois permet d’être plus productif et compétent que de se perdre dans un multitâche qui n’aboutit pas. Il est déconseillé de faire du multitâche en termes d’efficacité, car il réduit la concentration en ayant l’esprit ouvert à de nombreuses choses. Le cerveau peut aussi diminuer sa rétention alors ce n’est pas une très bonne idée. Ces problème de concentration et de non-assimilation sont surtout dus à un problème d’organisation si on effectue diverses tâches en même temps. Il faut donc, en suivant son répertoire de priorités, savoir accomplir efficacement et à terme ses responsabilités.
L’efficacité au travail est également issue d’une certaine routine qui allie savoir-faire et méthode. Apprenez à régulariser votre activité ; c’est-à-dire établissez votre routine, par exemple en regroupant des tâches qui sont similaires. La routine permet en effet d’avoir un certain équilibre que notre cerveau apprécie beaucoup et qui rend ce dernier plus efficace et plus productif. Donnez-vous l’habitude d’être méthodique et, comme on dit que « l’habitude est une seconde nature », les méthodes efficaces vous viendront ainsi tout naturellement.
Les activités qui nécessitent de gros efforts intellectuels tels que l’écriture conduisent souvent à des fatigues régulières si le travailleur ne fait pas attention. Il est préférable et surtout plus efficace de prendre de temps en temps un moment de répit. L’esprit a besoin de se ressourcer pendant un instant, et cela peut se faire avec une collation, ou en prenant un petit café entre collègues tout en bavardant ou tout simplement en faisant un peu de marche sans trop penser ni réfléchir. Cela aide beaucoup à rebondir et pourquoi pas retrouver de nouvelles bonnes idées. Il est aussi très utile pour tout travailleur de prendre à un moment donné des vacances ou des moments de plaisirs avec ses proches, sa famille ou ses amis, car nul ne peut nier le fait que ces moments sont bénéfiques, et que l’on en revient souvent plein de ressources.
On a parfois l’impression que c’est le temps qui nous contrôle alors que c’est nous, travailleurs, qui devrions gérer notre temps pour une bonne productivité. Si vous faîtes souvent face à un manque de temps au travail, pensez à identifier ce qui aurait pu constituer une perte de temps pour vous. Cela vous permettra de mieux cerner la question et d’aborder les remèdes efficaces pour vous faire gagner du temps. – Déléguez les tâches pour optimiser la productivité, notamment lorsque vous travaillez en équipe ; partagez les tâches et puisez en chacun de vos collaborateurs leur force de proposition. Déléguer une tâche peut s’avérer être un problème pour certains, alors il faut apprendre à le faire pour savoir où en sont vos collègues et les guider si nécessaires. C’est aussi un moyen de vous décharger de certaines tâches qui ne figurent pas forcément dans vos spécialités, car pour être productif il faut faire ce que l’on aime et surtout aimer ce que l’on fait.
Tout ce qui serait susceptible de vous déranger dans votre travail est un frein à votre productivité, alors pensez à toujours mettre de l’ordre d’abord dans votre bureau. Maintenez cet ordre avant d’y entrer et aussi avant de partir, car cela fait partie des routines efficaces pour une bonne productivité. Jetez ce qui n’est plus utile, rangez vos documents, apportez votre touche personnelle sur votre bureau comme la photo de vos proches… Il en est de même pour votre ordinateur, essayez de faire le nécessaire pour optimiser votre production en supprimant ce qui n’est plus utile, en arrangeant vos fichiers dans des documents bien agencés… car votre esprit s’en réjouira et donnera son meilleur potentiel.
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