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Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à élaborer leur plan de continuité d’activité. Ce dernier leur permet en effet de continuer à fonctionner même en cas de catastrophe, ce qui peut se révéler très utile par les temps qui courent. Voici comment écrire le votre.
Un plan de continuité d’affaire permet à une organisation de continuer à fonctionner même en cas de sinistre ou de catastrophe de nature à arrêter son fonctionnement en temps normal. Voici la méthodologie pour élaborer votre propre plan de continuité d’activité.
Cette étape consiste à déterminer la portion de l’entreprise qui doit être prise en compte par le plan de continuité ainsi que la mesure dans laquelle cette prise en compte doit se faire. D’elle dépend l’efficacité du PCA car elle détermine son orientation et son importance. Pour procéder à la définition du contexte de l’organisation et des objectifs du plan, vous devrez prendre en compte, aussi ben les éléments extérieurs à celle-ci comme la situation politico-économique ou l’environnement, que les éléments intérieurs tels que le mode de gestion et la culture de l’organisation. Les objectifs du PCA sont déterminés à partir des activités que doit nécessairement réaliser votre entreprise pour atteindre ses objectifs, ainsi que la répartition géographique de ces dernières. Vous pourrez ainsi savoir quoi prendre en compte dans votre PCA et sur quelle étendue.
Cette étape vous permettra de déterminer, pour chaque activité indispensable, le niveau de service minimum requis ainsi que la durée d’absence qui peut être tolérée pour pouvoir parler de continuité. Vous devez également prévoir les ressources dont vous aurez besoin pour mettre en place ce service minimum ; ainsi que les conséquences possibles de l’interruption de l’activité.
Cette étape permet de déterminer le risque de survenance des catastrophes pouvant nécessiter la mise en exécution du PCA, leurs impacts sur l’organisation, ainsi que les actions à mener pour les surmonter. Il est nécessaire à ce niveau d’associer les personnes compétentes afin d’être sûr de décider des processus de gestion en toute rationalité. Il s’agit concrètement d’identifier les différents risques auxquels est soumise l’entreprise, de les analyser, d’évaluer les conséquences qu’ils pourraient avoir sur l’entreprise et enfin de prévoir des actions visant à protéger l’entreprise où à permettre d’endiguer les conséquences.
Un PCA ne pourra pas prendre en compte tous les scénarios de risque possibles. Il vous faudra donc décider des scénarios à prendre en compte suivant leur dangerosité. Les risques résiduels, c’est-à-dire ceux non pris en compte, devront par la suite être regroupés en un seul scénario avec leurs mesures de prévention ou de protection prévues.
Il s’agit ici de prendre vos dispositions de manière à préserver les ressources nécessaires à la reprise des activités, même à une échelle réduite après la survenance des risques. La préservation de telles ressources implique dans la plupart des cas l’utilisation d’autres ressources, mais ces dernières doivent être prévues à cet effet. Il s’agira donc pour vous de déterminer le niveau maximal de perte de ressources acceptable pour pouvoir assurer la continuité de vos activités. Pour cela, il vous faudra déterminer ou créer des ressources redondantes qui pourront subsister même en cas de perte, prévoir les possibilités de recours à des ressources externes, sauvegarder vos ressources qui peuvent l’être (telles que les informations) et mettre en place une organisation et des procédures visant à faire fonctionner votre entreprise après la survenance des risques.
Le plan de continuité a naturellement un coût. Ce dernier doit être calculé et le point d’optimisation du plan déterminé. Une fois ces calculs et estimations faits, les dirigeants pourront déterminer, en toute connaissance de cause, si le PCA vaut la peine d’être adopté, et dans quelle mesure.
Généralement dans les PCA, la gestion des crises est confiée à une équipe et les procédures de gestions bien définies. La première étape de la procédure de gestion est une veille qui permet de déterminer les signes annonciateurs d’une crise et de préparer les différents responsables concernés. Il faut ensuite alerter les responsables du plan de continuité ainsi que l’équipe de gestion de crise. Cette dernière se chargera d’aider les dirigeants à prendre les décisions relatives à la gestion de la crise en leur recommandant les plans d’actions les plus optimaux, et mettra en œuvre les décisions prises.
Une fois toutes ces démarches accomplies, vous pouvez passer à la rédaction proprement dite du plan de continuité. Cette dernière devra comporter la démarche logique utilisée, la stratégie choisie, ainsi que tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie. Les responsables à différents niveaux doivent également être désignés ; il s’agit entre autre des responsables du PCA qui devront le moment venu prendre les décisions, les membres de l’équipe de gestion de crise, ainsi que les personnes devant participer à la mise en œuvre proprement dite du plan de continuité.
Une fois le plan défini et rédigé, vous devez veiller à sa capacité à être mis en œuvre. Cela passe principalement par la vérification de la disponibilité des différentes ressources nécessaires à sa mise en œuvre.
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