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Un cadre ou même un employé est interrompu en moyenne toutes les 8 minutes, avec une interruption qui dure au minimum 3 minutes. C’est ce qu’a révélé une étude américaine réalisée par le Dr De Woot. Sur une journée normale de travail, on perd donc environ 40 % de notre productivité. Comment donc gérer les coupures, éviter les retards et demeurer efficace ? Voici 5 conseils clés.
Une étape toute simple consiste à relever de façon scrupuleuse toutes les interruptions auxquelles vous êtes sujet dans votre travail sur une période plus ou moins longue. Tenez un journal dans lequel vous noterez la forme de l’interruption (appel, visite, courriel, etc.), la date et l’heure de chaque interruption, la personne à l’origine de l’interruption ainsi que la fonction qu’elle occupe, la raison de l’interruption (que vous décrirez de manière succincte), le caractère justifié ou non de cette interruption et le degré d’urgence de l’interruption.
Répartissez ensuite ces interruptions en deux catégories, celles utiles et celles inutiles. Identifiez les plus fréquentes, en tenant compte de celles qui proviennent de vous-même, et celles qui vous font le plus perdre du temps. Une fois cette tâche effectuée, vous serez plus à même d’adopter une nouvelle habitude qui vous évitera énormément de perdre du temps.
Une fois que vous aurez renseigné votre registre (sur une semaine à peu près), procédez à un examen de plus près de toutes les informations que vous avez notées. Les interruptions que vous aurez jugées sans justification parasitent de manière inutile votre efficacité. Il vous faudra alors trouver le moyen de les éviter efficacement à l’avenir par une stratégie en béton, comme décliner poliment les demandes imprévues ou encore définir des moments où personne ne devra vous perturber sous aucun prétexte.
Pour ce qui est des dérangements qui se seront révélés légitimes, il est primordial de savoir si vous auriez pu les anticiper et dans l’affirmative, de quelle manière exactement. Au mieux, dégagez au quotidien dans votre agenda du temps pour gérer les situations urgentes sans que cela n’ait une incidence sur le reste de vos activités. Un coup d’œil à votre registre vous donnera une idée plus claire du temps que vous passez à évacuer ces interruptions légitimes et vous permettra donc d’identifier le temps que vous devrez y consacrer dans votre emploi du temps.
Avoir une excellente organisation nécessite d’avoir une discipline parfaite et d’user de quelques bonnes astuces ! Prenez déjà l’habitude de couper les notifications de toutes sortes (sonnerie de téléphone, courriels) lorsque vous travaillez sur un projet nécessitant toute votre attention. Si vous êtes un cadre, programmez des réunions fréquentes avec les personnes avec qui vous avez l’habitude d’interagir. Le faire leur laissera le temps de dresser une liste des points qu’ils désirent vous communiquer et de vous en parler au moment de ces rencontres.
Vous pouvez également prévoir des moments où vous serez entièrement disponible et disposé à échanger. Communiquez votre plage horaire de temps libre à vos collègues pour que ceux-ci sachent quand exactement ils peuvent venir vous parler. Veillez toutefois à ne pas en faire trop concernant le « ne pas déranger » pour ne pas être perçu comme une personne difficile ou qui se croit plus importante que les autres et ainsi attirer sur vous un manque de sympathie.
Si vous souhaitez réellement éviter d’être souvent interrompu dans votre travail, il est indispensable de savoir refuser de manière ferme, sans être agressif, certaines sollicitations. En demeurant ferme, mais en restant tout de même constructif, vous faites montre d’un profond sens des responsabilités et d’initiatives, favorisez l’autonomie, renforcez la confiance que vous avez en vous, ainsi que votre assertivité. Cela ne pourra que vous permettre d’être beaucoup plus productif et surtout efficace dans l’accomplissement de vos tâches quotidiennes.
Au début, vous aurez certainement du mal à dire non, mais vous pouvez employer des formules polies pour vous faire comprendre : « pouvons-nous en parler en fin de journée ? », « veuillez m’excuser, mais je suis un peu pris pour le moment… », etc.
Il existe toutes sortes de profils au sein d’une entreprise ; des collègues bruyants, des personnalités assez difficiles à maîtriser, etc. On a parfois du mal à tous les gérer. Si vous êtes cependant manager, il est primordial que vous sachiez le faire, non seulement pour votre bien, mais aussi pour celui des équipes qui dépendent de vous.
Vous devez savoir adapter au mieux votre management en tenant compte de la situation, de même que de la personnalité de votre interlocuteur. En la matière, il est aussi important de savoir gérer efficacement ses émotions pour limiter son stress et agir judicieusement, de la façon la plus objective possible.
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