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L’échec ou la réussite d’un projet ne sont ni une fatalité, ni un coup de chance. La gestion de projets est une science. Autrement dit, il existe des formules qui, appliquées, entraînent inexorablement le succès de votre projet. Les voici.
Mener à bien un projet, aussi complexe qu’il puisse paraître à première vue, devient beaucoup plus simple lorsque certaines pratiques sont observées.
L’un des pires cauchemars d’un chef de projet est de s’entendre dire à la fin de ses activités : “c’est bien mais ce n’est pas exactement ce qu’on cherchait”. Pour éviter de le vivre éveillé, il est très important de s’assurer dès le début d’une parfaite compréhension du projet. Ceci passe par deux éléments principaux qui sont les objectifs et les livrables du projet. Une fois que ces deux paramètres sont perçus de la même manière par le commanditaire et par le chef de projet, il n’y a plus de problème de mauvaise compréhension et on peut passer dès lors à la planification du projet.
La planification consiste en la détermination des actions et activités à mener afin d’atteindre les objectifs visés par le projet. Cette partie est très importante pour la réussite du projet. Le chef de projet doit déterminer avec précision le calendrier du projet ainsi que les différents acteurs, la méthodologie et les moyens qui doivent être mis en œuvre. A ce niveau, un grand effort de concentration est demandé au chef de projet qui doit agir sans hâte, car une faille dans la planification pourrait se révéler létale pour le projet.
Les imprévus existent et pas que pour les autres. Ils peuvent nuire à la réussite d’un projet, et par conséquent, il est nécessaire de prendre des mesures pour atténuer l’impact de ces risques sur le projet. Selon la nature de votre projet, plusieurs risques sont encourus. Il faut, dans un premier temps déterminer tous les risques auxquels est exposé votre projet. Ensuite, estimer pour chaque risque, la probabilité de survenance, ainsi que les impacts qu’il entrainera. La multiplication de ces deux facteurs, permettra d’obtenir le facteur risque. Il suffit ensuite pour le chef de projet de prévenir les conséquences des facteurs de risques le plus élevés, garantissant ainsi un peu plus la réussite de son projet.
Plusieurs personnes physiques ou morales prennent part au projet. Il en existe essentiellement 3 types. Le commanditaire du projet, ses sponsors et ses acteurs. Les deux premières catégories de personnes doivent soutenir le chef de projet dans la détermination des voies et moyens nécessaires pour réussir le projet. Une fois la planification du projet déterminée, et ses acteurs connus, il importe que le chef de projet établisse une communication entre eux. Le plan du projet une fois établi doit en effet être communiqué à chaque acteur afin que chacun sache quelle est sa responsabilité dans la mise en place du projet. Des séances de travail périodiques doivent en outre être organisées pour faire le point des activités et situer les points de ralentissement si possible. Cela permet non seulement d’asseoir le sens de la responsabilité à tous les niveaux, mais également de développer l’esprit de solidarité dans l’équipe.
L’exécution du projet peut être enclenchée, une fois que la programmation a été faite, les acteurs mis au courant, et les moyens mobilisés. Cette exécution doit être conforme autant que possible aux prévisions faites, puisque, même les risques pouvant entrainer des modifications auront déjà été pris en compte. La gestion du plan de travail par le chef de projet consiste essentiellement en trois points. D’abord, une mise à jour du plan de travail qui doit s’effectuer au fur et à mesure de l’accomplissement des tâches le constituant. Ensuite, le plan de travail doit être régulièrement consulté afin de s’assurer de la progression des activités par rapport au calendrier et par rapport au budget. La fréquence de cette vérification dépend de l’envergure du projet. Enfin, le budget doit être régulièrement surveillé. Ainsi, une comparaison pourra être faite entre le budget prévisionnel et celui réel afin d’opérer les ajustements nécessaires pour, soit rester dans le budget révisionnel, soit mobiliser des fonds supplémentaires. Une autre tâche importante consiste à être à l’affut des signes avant-coureurs de difficultés pour le projet afin d’être proactif dans leur résolution. Même si l’application de ces principes n’assure pas de facto la réussite de votre projet, elle y contribue significativement puisque excluant les grandes causes d’échec d’un projet.
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